Erklæring om databrug

Hvem er ansvarlig for hvad

Der er to roller i spil, og det afgør, hvem du skal henvende dig til.

Din forening er dataansvarlig for oplysningerne om sine medlemmer. Det er foreningen, der bestemmer, hvad der registreres, og hvor længe det gemmes.

Medlemsplatformen ApS er databehandler og behandler oplysningerne efter foreningens instruks. Vi bruger dem ikke til vores egne formål. Undtagelsen er de oplysninger, du giver os direkte, for eksempel når du skriver til os eller opretter en forening. Dem er vi selv dataansvarlige for.

Hvad vi behandler

Hvad der ligger på platformen, afhænger af, hvad din forening bruger den til. Det kan være:

• Konto og kontakt: navn, e-mail, telefon, adresse og din rolle i foreningen.
• Medlemskab: medlemstype, ind- og udmeldelsesdatoer, kontingent og betalingsstatus.
• Forløb: mentor- og talentforløb, noter, aftaler og fremdrift, hvis foreningen bruger dem.
• Filer, I lægger op: dokumenter, billeder og vedhæftninger, herunder børneattester, hvis foreningen har slået det til.
• Betalinger: beløb, tidspunkt og status. Kortnumre ser vi aldrig; de håndteres af betalingsudbyderen.
• Bestillinger i webshoppen: varer, beløb og leveringsoplysninger.
• Henvendelser: det du skriver til foreningen eller til os, og vores svar.
• Nyhedsbreve: om du har sagt ja, og om en mail er åbnet eller sprunget tilbage.
• Hændelsesrapporter: det, der indberettes, og hvem der er nævnt.
• Feedback i appen: din besked og et skærmbillede, hvis du selv vedhæfter et.
• Referater og beslutninger: hvem der deltog, og hvad der blev besluttet.
• Teknisk: IP-adresse, browser og tidspunkter for login, så vi kan drive og sikre tjenesten.

Hvad vi bruger det til

Kun til at få platformen til at virke for foreningen:

• At give adgang, holde styr på medlemskaber og vise det rigtige til den rigtige.
• At afvikle aktiviteter, booking, forløb og de moduler, foreningen har valgt.
• At opkræve kontingent og behandle bestillinger.
• At udsende spørgeskemaer og samle svarene.
• At sende beskeder, der hører til driften: kvitteringer, påmindelser og varsler.
• At besvare det, I skriver til os.
• At sende nyhedsbreve til dem, der har sagt ja.
• At finde fejl og forbedre platformen ud fra, hvordan den bliver brugt.
• At køre de AI-funktioner, foreningen har slået til, for eksempel forslag til tekst. AI-modellerne kører på vores eget udstyr, og indholdet sendes ikke til en ekstern AI-leverandør.

Vi sælger ikke oplysninger, og vi bruger dem ikke til annoncering.

Hvad vi bygger det på

Når vi selv er dataansvarlige, behandler vi oplysninger på et af disse grundlag:

Behandler vi oplysninger på foreningens vegne, er det foreningen, der fastlægger grundlaget. Vores rolle står i databehandleraftalen.

Når oplysningerne ikke kommer fra dig selv

Nogle oplysninger om dig kan være skrevet af andre:

• Foreningen kan oprette dig som medlem og udfylde dine oplysninger.
• Du kan blive nævnt i et referat, en hændelsesrapport eller en note skrevet af en anden.

Dine rettigheder gælder på samme måde, uanset hvem der har skrevet det. Kontakt foreningen, eller os, hvis du vil vide, hvad der står.

Automatiske afgørelser

Vi træffer ikke afgørelser om dig alene på grundlag af automatisk behandling, og vi laver ikke profilering. AI-funktioner foreslår tekst til et menneske, der beslutter.

Hvem vi deler med

Vi bruger nogle få leverandører til at drive tjenesten. De behandler kun oplysninger efter vores instruks:

• Hosting og lagring af filer.
• Udsendelse af e-mail.
• Udsendelse af SMS.
• Betalingsafvikling, hvis foreningen opkræver gennem platformen.
• Statistik over brug af siden. Vi bruger Umami, som vi selv hoster, og som ikke sætter sporingscookies.
• Fejl- og opgavestyring, når en henvendelse skal følges til dørs.
• AI-funktioner kører på vores eget udstyr. Indholdet forlader ikke platformen.

Vores leverandører behandler oplysninger inden for EU og EØS. Skulle det ændre sig, sker overførslen på et gyldigt grundlag, og databehandleraftalen beskriver hvordan.

Vi videregiver kun til myndigheder, når loven kræver det.

Den aktuelle liste over underdatabehandlere står i databehandleraftalen og kan udleveres på forespørgsel.

Hvor længe vi gemmer det

Foreningen bestemmer, hvor længe medlemsoplysninger gemmes, og kan slette dem. Bogføringsmateriale gemmer vi i fem år plus indeværende år, fordi bogføringsloven kræver det. Det, du skriver til os, gemmer vi, så længe sagen er åben, og derefter så længe vi kan få brug for at dokumentere den. Når en forening stopper, sletter eller anonymiserer vi efter det, der står i databehandleraftalen.

Dine rettigheder

Du har ret til:

• At få indsigt i, hvilke oplysninger vi har om dig.
• At få rettet noget, der er forkert.
• At få slettet oplysninger, når der ikke længere er grund til at gemme dem.
• At få begrænset behandlingen, mens en indsigelse bliver afklaret.
• At gøre indsigelse mod behandling, der bygger på en legitim interesse.
• At få de oplysninger, du selv har givet, udleveret i et almindeligt format.
• At trække et samtykke tilbage. Det påvirker ikke det, der allerede er sket.
• At klage til Datatilsynet, hvis du mener, vi behandler dine oplysninger forkert.

Handler det om din forenings oplysninger, så kontakt foreningen; vi hjælper dem med at svare. Handler det om det, du har givet os direkte, så skriv til info@medlemsplatformen.dk.

Mere om det formelle

Vilkårene og databehandleraftalen beskriver aftalen mellem os og foreningen. Cookiepolitikken beskriver, hvad der sættes i din browser.

Kontakt

Medlemsplatformen ApS, CVR-nr. 46692667, Willemoesgade 50, 2., 2100 København Ø. Skriv til info@medlemsplatformen.dk, hvis du har spørgsmål til denne side eller vil bruge en af dine rettigheder.