Medlemsadministration
Medlemsadministration med ét register, alle roller
Ét sted med medlemmer, roller, betalingsstatus og selvbetjening, så listen ikke skal vedligeholdes fem steder på én gang.
Problemet er sjældent registeret, men kopierne
De fleste foreninger har en medlemsliste. Problemet er, at de har den flere gange: kassererens regneark, trænerens holdliste, mailprogrammets modtagergruppe og hjemmesidens login. Når et medlem flytter eller melder sig ud, bliver ét af stederne rettet, og resten driver stille fra hinanden.
Medlemsadministration handler derfor mindre om at føre en liste og mere om, at der kun er én liste, og at alle de steder, der har brug for den, henter fra samme sted.
Roller afgør, hvem der ser hvad
Et fælles register kræver, at adgangen er styret. En træner skal se sit holds deltagere og kontaktoplysninger, ikke foreningens økonomi. En kasserer skal se betalingsstatus. Bestyrelsen skal kunne se det, den er ansvarlig for, uden at alle frivillige dermed har fri adgang til alle personoplysninger.
Roller og rettigheder er derfor ikke et tilvalg i medlemsadministrationen, men det, der gør det forsvarligt overhovedet at have alle oplysninger samlet ét sted.
Selvbetjening holder registeret opdateret
Det mest effektive greb er, at medlemmerne selv retter deres egne oplysninger. Ny adresse, nyt telefonnummer, nyt samtykke til billeder. Så opdateres registeret af de eneste, der ved, hvornår noget har ændret sig, i stedet for at bestyrelsen skal spørge en gang om året.
Ind- og udmeldelse hører til samme sted: et medlem melder sig ind selv, kontingentet bliver opkrævet automatisk, og udmeldelsen slår igennem alle steder på én gang.
GDPR er en del af opgaven, ikke et vedhæng
Medlemsoplysninger er personoplysninger, og en forening er dataansvarlig. I praksis betyder det, at I skal kunne svare på, hvem der har adgang, hvor længe I gemmer, og hvad I gør, hvis et medlem beder om indsigt eller sletning.
Det er lettere at svare på, når oplysningerne ligger ét styret sted end i regneark på fem private computere. Vi har skrevet mere om det i guiden om GDPR i foreninger.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er medlemsadministration?
Arbejdet med at holde styr på foreningens medlemmer: indmeldelse og udmeldelse, kontaktoplysninger, roller og hold, kontingentstatus og opbevaring af oplysningerne efter reglerne.
Kan medlemmerne selv rette deres oplysninger?
Ja. Selvbetjening er den mest effektive måde at holde registeret opdateret på, fordi ændringen sker dér, hvor den er kendt, i stedet for at skulle gennem bestyrelsen.
Må vi gemme oplysninger om vores medlemmer?
Ja, en forening må gemme de oplysninger, den har brug for til medlemskabet. Kravet er, at I ved hvilke, hvorfor, hvor længe, og hvem der har adgang. Styret adgang med roller er en stor del af det svar.
Kan vi importere vores nuværende medlemsliste?
Ja. Vi hjælper med at få medlemmer og oplysninger flyttet med over som en del af opstarten, så I ikke skal taste listen ind igen.
Få ét medlemsregister, der bliver ved med at passe
Prøv gratis i 60 dage, og se, hvordan roller og selvbetjening ser ud med jeres egne medlemmer.