Alle medlemmer og roller ét sted

Ét medlemsregister i stedet for et regneark, der lever sit eget liv

I mange foreninger er medlemslisten et Excel-ark, som én person vedligeholder, en kontaktliste i en mailklient og et par håndskrevne noter oveni. Oplysningerne modsiger hinanden, ingen ved helt, hvilken version der er den rigtige, og når kassereren holder, følger overblikket ikke altid med.

Medlemshåndtering samler foreningens medlemsregister ét sted, knyttet til foreningen frem for til en enkelt persons computer. Hvert medlem har én profil med de oplysninger, foreningen har brug for, og bestyrelsen får et samlet overblik over hele foreningen i stedet for spredte lister, der aldrig helt stemmer overens.

Medlemmerne melder sig ind selv

Indmeldelse behøver ikke gå gennem et bestyrelsesmedlem, der taster nye navne ind om aftenen. Nye medlemmer kan melde sig ind selv, udfylde deres egne oplysninger og komme direkte ind i registeret, så I slipper for at være flaskehals for jeres egen vækst.

For den, der melder sig ind, føles det som en naturlig del af at blive medlem, og for foreningen betyder det, at registeret holder sig opdateret af sig selv, i takt med at nye kommer til. I bruger tiden på foreningen i stedet for på indtastning.

Roller og adgang under kontrol

En forening er ikke en flad gruppe, hvor alle skal kunne se og gøre det samme. En kasserer har brug for økonomien, en holdleder for sit hold, og et almindeligt medlem skal hverken se det ene eller det andet. Medlemshåndtering lader jer tildele roller, så adgangen passer til den opgave, den enkelte har i foreningen.

Det giver bestyrelsen styr på, hvem der ser og kan ændre hvad, uden at nogen skal have adgang til alt for at kunne løse sin lille del. Når et medlem overtager en post, følger adgangen posten, og når nogen træder ud, kan I lukke adgangen igen. På den måde bliver overdragelsen mellem skiftende frivillige langt mindre sårbar.

Selvbetjening, der letter bestyrelsen

Meget af det, en kasserer eller sekretær bruger tid på, er ting, medlemmerne godt kan klare selv. Ny adresse, nyt telefonnummer, spørgsmålet om, hvornår kontingentet sidst blev betalt. Med selvbetjening logger medlemmet ind og ser sit eget medlemskab, opdaterer sine oplysninger og betaler kontingent uden at gå via bestyrelsen.

Det sparer ikke bare bestyrelsen for arbejde, det holder også oplysningerne rigtige. Den, der er flyttet, retter det selv med det samme, i stedet for at en mail om ny adresse forsvinder i en indbakke. Registeret bliver mere korrekt, netop fordi det er medlemmet selv, der holder sin egen del ved lige.

Klar til GDPR

Et medlemsregister er persondata, og persondata skal behandles ordentligt. Fordi medlemshåndteringen ligger i platformen sammen med resten af foreningens data, gælder samme adgangsstyring for medlemsoplysningerne som for alt andet, og I slipper for personoplysninger spredt ud over private regneark og indbakker.

Det betyder, at I kan styre, hvem der har adgang til medlemmernes oplysninger, og holde dem samlet ét sted frem for i filer, ingen har det fulde overblik over. For en bestyrelse, der er dataansvarlig for sine medlemmer, er det både lettere og mere forsvarligt end at jonglere lister på kryds og tværs af computere.