Kontingent, betalinger og fuldt regnskab

Kontingent og betalinger, der ikke skal jages

For en kasserer er kontingentet ofte den mest utaknemmelige opgave i foreningen. Der skal sendes opkrævninger ud, holdes styr på, hvem der har betalt, og rykkes for dem, der ikke har, og det hele skal helst passe med, hvem der egentlig stadig er medlem. Gøres det i hånden, æder det aftener.

Kontingent og regnskab automatiserer opkrævningen: kontingentet sendes ud, medlemmerne betaler online, og betalingerne registreres af sig selv. I stedet for at holde manuelt regnskab over, hvem der mangler, ser I det opdaterede billede i platformen, hvor kontingentet hænger sammen med selve medlemskabet.

Betalingerne samlet ét sted

En forening tager imod penge fra flere kanter, kontingent, aktiviteter, en tur, salg i webshoppen. Når det lever i hver sit system, bliver det svært at se det samlede billede, og afstemningen ved årets slutning bliver til et detektivarbejde.

Her løber betalingerne ind i den samme økonomi. Det, medlemmerne betaler for kontingent og for de øvrige ting, foreningen opkræver, samles ét sted, så I har overblik over, hvad der er kommet ind, uden at skulle stykke det sammen fra flere kilder. Det gør både den daglige styring og det årlige regnskab langt mere overskueligt.

Et rigtigt dobbelt bogholderi

Kontingent og regnskab er mere end en betalingsoversigt. Det er et fuldt dobbelt bogholderi bygget til foreningen: resultatopgørelse, moms og bankafstemning, så I kan føre foreningens økonomi ordentligt frem for at nøjes med at holde øje med indbetalinger.

Fordi bogføringen ligger sammen med kontingent og betalinger, følger posteringerne det, der faktisk sker i foreningen. I slipper for at taste de samme tal ind to gange, én gang i betalingssystemet og én gang i et separat regnskabsprogram, og risikoen for, at de to ikke stemmer, forsvinder.

Klar til revisor

Når året er omme, skal tallene videre, til en revisor, en generalforsamling eller en tilskudsgiver, der vil se regnskabet. Kontingent og regnskab er bygget med det for øje: I kan trække de nødvendige opgørelser ud og eksportere via SAF-T, så revisoren får data i et format, der kan bruges direkte.

Det gør overgangen fra den daglige drift til det reviderede regnskab langt mindre besværlig. I stedet for at samle bilag og lister sammen fra flere steder ligger grundlaget allerede i systemet, klar til at blive givet videre.

Vær opmærksom på bogføringsloven

Vi skal være ærlige om én ting: platformen er ikke anmeldt som digitalt bogføringssystem hos Erhvervsstyrelsen. Regnskabsmodulet er bygget, så det kunne registreres, men er det ikke i dag. Det betyder ikke, at det ikke er et rigtigt regnskab, men det er en forskel, I skal kende.

Er jeres forening omfattet af pligten til at bogføre i et registreret digitalt bogføringssystem, skal I være opmærksomme på det, før I lægger hele regnskabet her. Mange mindre foreninger er ikke omfattet, men det er jeres ansvar at vurdere, om I er, og vi vil hellere sige det tydeligt end lade det stå uklart.