Aktiviteter, tilmelding og booking samlet

Slut med tilmeldinger i en mailtråd

Når en forening åbner for et arrangement, et kursus eller et hold, ender tilmeldingerne alt for ofte i en mailtråd, en kommentar i en Facebook-gruppe og en seddel på opslagstavlen. Nogen skal samle det hele, ingen ved helt, hvor mange der egentlig kommer, og de sidste beskeder drukner altid.

Aktiviteter og booking samler det ét sted. I opretter arrangementer, kurser og hold, åbner for tilmelding, og medlemmerne melder sig til direkte. I stedet for at holde regnskab i hovedet har I altid en opdateret deltagerliste, mens tilmeldingerne løber ind.

Medlemmerne booker tider og lokaler selv

Ud over de faste arrangementer kan medlemmerne selv booke tider og lokaler, hvad enten det er en bane, et mødelokale eller en tid hos en instruktør. De ser, hvad der er ledigt, og reserverer selv, uden at skulle skrive til nogen og vente på svar.

For foreningen betyder det, at bookingerne ikke længere går gennem en enkelt person med kalenderen i hovedet. Overblikket ligger i platformen, så to medlemmer ikke ender med at booke den samme bane på samme tid, og bestyrelsen slipper for at være mellemmand hver gang nogen vil låne et lokale.

Betaling koblet direkte på

Nogle aktiviteter koster penge, et kursus, en holdafgift, en deltagerbetaling, og så skal opkrævningen ikke ligge et helt andet sted end tilmeldingen. I kan opkræve betaling for de aktiviteter, der koster, så medlemmet betaler i samme flow, som det tilmelder sig.

Det fjerner det klassiske efterarbejde, hvor nogen bagefter skal krydse af, hvem der har betalt, og rykke dem, der ikke har. Tilmelding og betaling hænger sammen, og pengene løber ind i den samme økonomi som resten af foreningen, i stedet for at leve for sig selv i et separat betalingssystem.

Altid overblik over, hvem der kommer

Kernen i det hele er deltagerlisten. Til hvert arrangement, kursus eller hold ser I løbende, hvem der er tilmeldt, og hvor mange pladser der er tilbage. Det gør det nemt at planlægge, om der skal bages kage til femten eller halvtreds, og om der skal åbnes flere pladser eller lukkes for tilmelding.

Overblikket er delt, så det ikke kun er én person, der ved, hvem der kommer. Både den, der står for arrangementet, og bestyrelsen kan se status, og medlemmerne kan se, hvad de har meldt sig til. Det er langt mere pålideligt end en liste, der bliver rettet i på skift af flere hænder.

Gentagne serier er på vej

Mange foreninger har aktiviteter, der går igen på samme tid hver uge, den faste træning, det ugentlige mødetidspunkt. Gentagne serier, hvor I opretter hele forløbet på én gang, er endnu ikke en del af funktionen, og indtil de kommer, opretter I hver forekomst for sig.

Det er værd at være opmærksom på, hvis jeres hverdag bygger på faste, tilbagevendende tider: I kan bruge aktiviteter og booking fuldt ud i dag, men skal for nu lægge hver enkelt gang ind manuelt, indtil serier kommer med.