AI-assistent til regler og vedtægter

Svaret på vedtægtsspørgsmålet ligger allerede i jeres egne dokumenter

De fleste foreninger har svaret på det spørgsmål, der lige er dukket op på et bestyrelsesmøde. Det står i vedtægterne, i forretningsordenen eller i et gammelt regelsæt fra generalforsamlingen. Problemet er ikke, at svaret mangler, men at ingen kan huske hvilken paragraf det står i, og at det tager tid at bladre en vedtægt igennem, mens diskussionen kører videre.

Regel-assistenten lader jer stille spørgsmålet i almindeligt sprog, som var det stillet til et menneske, der havde læst hele regelsættet. "Hvor lang tid før generalforsamlingen skal indkaldelsen ud?" eller "Hvem kan stemme på generalforsamlingen?" Svaret bygger udelukkende på jeres egne dokumenter, ikke på hvad der plejer at gælde i andre foreninger.

Den henviser til, hvor det står

Et svar er kun brugbart, hvis I kan efterprøve det. Derfor peger regel-assistenten på den regel eller det afsnit, den bygger sit svar på, så I kan slå op og læse formuleringen med egne øjne. I får ikke bare en påstand, men en henvisning I kan følge.

Det gør assistenten til et opslagsværktøj frem for en orakelstemme. Den finder frem til det relevante sted i et dokument, ingen orkede at læse igennem, og lægger det åbent frem, så I selv kan vurdere, om det faktisk besvarer det, I spurgte om.

Den er i beta: kontrollér svaret mod henvisningen

Regel-assistenten er i beta, og det skal siges lige ud: den assisterer, den er ikke en autoritet. Den kan misforstå et spørgsmål, samle to regler forkert eller formulere sig upræcist. Derfor er henvisningen ikke pynt, men det vigtigste I får: kontrollér altid svaret mod den regel, den peger på, før I læner en beslutning op ad det.

Tænk på den som en hurtig førstehjælper, der finder det sandsynlige sted i regelsættet, ikke som en juridisk afgørelse. Ved tvivlsspørgsmål med reelle konsekvenser (eksklusion, økonomi, afstemningsregler) er svaret et udgangspunkt for at læse selv, ikke et facit I kan citere ukritisk.

Færre af de samme spørgsmål til bestyrelsen

En stor del af de henvendelser en bestyrelse får, er spørgsmål der allerede er besvaret i vedtægterne. Hvornår er der generalforsamling, hvad koster et kontingent, hvordan melder man sig ud. Når medlemmerne selv kan spørge assistenten og få et svar med henvisning, forsvinder en del af den gentagne forklaringsbyrde.

Det frigør tid i bestyrelsen til det, der faktisk kræver en menneskelig vurdering, og det giver medlemmerne et hurtigere svar end at vente på, at nogen får læst deres mail. Fordi svaret altid peger tilbage på det officielle dokument, trækker det i samme retning som vedtægterne i stedet for at skabe en løs mundtlig praksis ved siden af.

Bygger på jeres regelsæt, ikke på verden udenfor

Assistenten svarer ud fra de dokumenter, I selv har lagt ind: vedtægter, forretningsorden, regelsæt og andre retningslinjer. Den henter ikke svar fra andre foreninger eller fra generel viden om foreningsret, og den finder ikke på regler, I ikke har. Holder I dokumenterne opdaterede, svarer den ud fra det, der faktisk gælder hos jer.

Det betyder også, at kvaliteten af svarene følger kvaliteten af jeres dokumenter. Er en regel utydeligt formuleret, bliver svaret det også, men netop derfor kan assistenten samtidig hjælpe jer med at få øje på de steder, hvor jeres eget regelsæt er uklart og trænger til en oprydning.