Skift medlemssystem uden at miste medlemmer eller data

Tegn på, at det er tid til at skifte

De fleste foreninger skifter ikke medlemssystem, fordi de har lyst, men fordi det gamle er holdt op med at hjælpe dem. Det bliver tydeligt, når kassereren fører et parallelt regneark ved siden af systemet, når ingen tør røre opsætningen af frygt for at ødelægge noget, eller når en simpel opgave som at sende en opkrævning kræver tre eksporter og en manuel fletning.

Andre tegn er mere lavmælte: prisen stiger hvert år uden nye muligheder, supporten svarer langsomt, og medlemmerne kan ikke selv opdatere deres oplysninger. Det dyre er ikke at skifte, men at blive for længe i et system, der bremser bestyrelsen.

Hvilke data skal med over

Kernen er jeres medlemsregister: navne, kontaktoplysninger, medlemstype, roller og status for hvert medlem. Det er den liste, alt andet hænger på, og den skal over i sin fulde form, ikke kun de aktive. Tag også de udmeldte og pauserede med, hvis I stadig har brug for deres historik.

Dernæst kommer økonomien: kontingentsatser, hvem der har betalt, udestående opkrævninger og gerne betalingshistorikken nogle år tilbage. Endelig er der historikken, som er nem at glemme, fordi den ikke haster: tidligere sæsoners tilmeldinger, gamle referater, dokumenter og korrespondance. Lav en liste over, hvad I reelt får brug for at kunne slå op om et år, og flyt netop det, frem for at slæbe alt med af gammel vane.

Sådan skifter I med mindst mulig forstyrrelse

Timingen betyder mere end selve flytningen. Læg skiftet mellem to sæsoner eller efter en kontingentperiode, hvor systemet er i ro, ingen tilmeldinger er i gang, og regnskabet er gjort op. Så flytter I et stabilt øjebliksbillede i stedet for at jonglere data, mens medlemmerne er aktive.

Tag et rent, fuldstændigt eksport fra det gamle system, mens I stadig har adgang, og gem det som jeres facit. Kør derefter en periode, hvor begge systemer findes, men kun det nye bruges, så I kan sammenligne og rette op, før I lukker det gamle. Sig det klart til medlemmerne, hvad der sker, og hvad de skal, og hold ikke op med at betale for det gamle system, før I har bekræftet, at alt er landet rigtigt.

Sådan hjælper vi jer med at flytte ind

Vi lover ikke en magisk knap, der trækker alt ud af et bestemt konkurrentsystem af sig selv, for den slags holder sjældent, når det gælder rigtige foreningers rodede data. I stedet hjælper vi jer struktureret gennem selve indflytningen som en del af opstarten.

I praksis tager I en eksport fra jeres nuværende system, og vi hjælper med at kortlægge felterne, rydde op undervejs og få medlemsregister, kontingent og betalinger på plads i Medlemsplatformen, så det passer sammen fra dag ét. Fordi alt derefter bor samme sted, medlemmer, roller, økonomi, aktiviteter og referater, slipper I for de spredte regneark og private mapper, der var halvdelen af problemet i det gamle system.

Tjekliste til det nye system

Før I trykker på skift, så tjek, at det nye system dækker de ting, I faktisk bruger. Kan det opkræve kontingent automatisk og tage imod online betalinger? Kan medlemmerne selv logge ind og opdatere deres oplysninger? Kan I styre roller og adgange, så bestyrelsen ser mere end det menige medlem?

Se også fremad. Kan I altid selv trække jeres data ud igen, hvis I en dag vil videre? Følger der en databehandleraftale med, så I står ordentligt i forhold til persondata? Og dækker systemet ikke bare medlemslisten, men også det, foreningsdrift ellers består af, kontingent, aktiviteter, kommunikation og bestyrelsesarbejde?