Indbygget hjælp med en assistent, der svarer

Den viden, ingen har skrevet ned, sidder hos to personer

I de fleste foreninger ved kassereren, hvordan kontingentkørslen sættes op, og formanden ved, hvor referaterne skal ligge. Det står ingen steder. Når en af dem stopper, eller når der kommer nye frivillige efter generalforsamlingen, starter oplæringen forfra som en samtale over en kop kaffe, og de samme spørgsmål bliver stillet igen året efter.

Hjælpen i platformen er skrevet, så det ikke behøver være sådan. Hele platformen er beskrevet i en wiki, der ligger inde i platformen selv, og som enhver, der er logget ind, kan slå op i. Også et medlem, der stadig venter på at blive godkendt: det er præcis den, der har brug for at læse, hvordan det hele hænger sammen.

En wiki over platformen, ikke en generisk hjælpeside

Wikien er delt op i et overblik, et afsnit pr. område, arbejdsgangene og et opslagsværk, og hver artikel har sin egen indholdsfortegnelse. Den beskriver, hvordan medlemmer, kontingent, aktiviteter, bestyrelsesarbejde og resten faktisk fungerer i praksis, ikke bare hvad funktionerne hedder.

Alle produktets artikler står på listen, også dem der handler om administratorskærme. Det er et bevidst valg: får en frivillig kun vist det, hun selv kan åbne, kommer platformen til at se mindre ud, end den er, og hun opdager aldrig, at det, hun mangler, findes og blot kræver en rolle.

Spørg i stedet for at lede

Oven på wikien ligger en assistent, der svarer på spørgsmål stillet i almindeligt sprog. “Hvordan retter jeg en fejl i en kontingentopkrævning?” Assistenten finder de afsnit i wikien, der handler om det, og skriver et svar ud fra dem, på det sprog spørgsmålet er stillet på.

Svaret kommer med de afsnit, det bygger på, så det kan efterprøves, og med et link videre til artiklen eller den skærm, der skal bruges. Dækker wikien ikke spørgsmålet, siger assistenten det ligeud i stedet for at gætte. Den finder ikke på en fremgangsmåde, der ikke findes.

Hjælpen kender den skærm, du står på

Hjælpen kan åbnes fra enhver side i platformen, og den ved, hvor du står, og hvilket felt du er i gang med at udfylde. Spørgsmålet “hvad skal der stå her?” giver derfor mening, uden at du først skal forklare sammenhængen.

Foreslår assistenten, at du går et andet sted hen, sker det kun til sider, der findes, og kun hvis din rolle giver adgang. Kræver skærmen en rettighed, du ikke har, får du det at vide i stedet for at blive sendt hen til en dør, der er låst. Det er den slags detalje, der afgør, om hjælpen bliver brugt anden gang.

Foreningens egne regler er en anden assistent

Assistenten her svarer om platformen. Skal I have svar ud fra foreningens egne vedtægter, forretningsorden og regelsæt, er det regel-assistenten, der læser jeres egne dokumenter og henviser til paragraffen.

De to ligner hinanden i brug og adskiller sig i, hvad de har læst. Det er værd at holde adskilt: spørgsmålet om, hvordan man opretter en afstemning, hører til her, mens spørgsmålet om, hvor mange dage før generalforsamlingen indkaldelsen skal ud, hører til i jeres eget regelsæt.