Derfor er hjemmeside, tilmelding og betaling med fra starten

Hos de fleste foreningssystemer er hjemmesiden et tilkøb. Det samme er tilmelding, booking og betaling. Man køber et medlemsregister og opdager derefter, at alt det, medlemmerne rent faktisk møder, ligger bag en ekstra faktura.

Det giver ikke meget mening for os.

En forening har som regel ikke en administration siddende på fuld tid. Der er en frivillig bestyrelse, en kasserer med et arbejde ved siden af, og en masse praktiske ting, der skal fungere hele sæsonen igennem. Når hjemmesiden ligger ét sted, medlemslisten et andet og betalingerne et tredje, er det ikke systemerne, der samler dem. Det er et menneske, der bruger sin fritid på det.

Derfor er det vigtigste med fra starten

Medlemsplatformen er bygget som ét system, ikke som et modul med tilbehør. Det betyder, at et medlem, en tilmelding og en betaling er den samme oplysning hele vejen igennem:

• Medlemmer, kontingent og opkrævning. Ét register i stedet for et regneark, og kontingent der opkræves automatisk.
• Hjemmeside med eget logo, farver og domæne. Jeres side, på jeres adresse, uden et separat webbureau.
• Aktiviteter og booking af baner og lokaler. Tilmelding, hold, ventelister og gentagne aktiviteter.
• Webshop og indsamling. Varer, medlemspriser og fondsstøtte i samme kasse som kontingentet.
• Referater, handlingspunkter, årshjul og børneattester. Bestyrelsesarbejdet, dokumenteret mens det sker.

Fordi det er ét system, forsvinder de opgaver, der ellers opstår i mellemrummene: ingen eksport til regnearket, ingen manuel afstemning af hvem der har betalt, ingen medlemsliste der er to måneder bagud på hjemmesiden.

Nøgletal

De fem funktioner, der ikke er klar endnu, står som "planlagt" eller "beta" på vores egne funktionssider. Vi markerer dem der, fordi et system, der lover noget, det ikke kan, koster mere tillid, end det vinder salg.

Prisen følger foreningens størrelse

I vælger selv, hvilke moduler I vil bruge. Prisen følger antallet af brugere i trin, så en klub med 80 medlemmer ikke betaler det samme som en med 800. Ved årlig betaling er der 10 % rabat. Hele prislisten med trin og valgfrie tilkøb ligger åbent på tilmeldingssiden, så I kan regne på det uden at tale med en sælger først.

Hvad det betyder i en almindelig uge

Kassereren åbner ikke tre systemer for at finde ud af, hvem der mangler at betale. Kontingent, webshopsalg og fondsstøtte står i samme oversigt, og bogføringen kan hentes som SAF-T-fil til revisor.

Sekretæren skriver referatet i systemet, sætter handlingspunkter på navne og datoer, og årshjulet husker fristerne resten af året. Bestyrelsen kan bagefter vise, hvad der blev besluttet, hvornår, og af hvem.

Den frivillige træner opretter et hold, åbner for tilmelding og ser deltagerlisten opdatere sig selv. Medlemmerne tilmelder og betaler samme sted, som de læser nyheden om aktiviteten.

Hvem står bag

Bag platformen står et lille, uafhængigt dansk team. Der er ingen investorer, der skal have exit, og ingen supportafdeling i en anden tidszone. Når I kontakter os, taler I med dem, der bygger og driver systemet. Det er også derfor, vi tør skrive, hvad der ikke er færdigt endnu.

Det skriver vi om de kommende måneder

Vi tager fat i nogle af de opgaver, der reelt fylder i foreningsarbejdet:

• Referater og generalforsamlinger. Hvad skal med, hvad skal kunne dokumenteres bagefter, og hvordan slipper man for at skrive det hele om.
• Kassererens år. Fra budget til kontingentopkrævning til afslutning og revision.
• At flytte sine data. Hvad man gør, når man vil ud af et system, man er blevet afhængig af, og hvilke spørgsmål man skal stille, før man siger ja til det næste.

Hvad bruger I mest tid på i jeres bestyrelse?

Skriv det gerne i kommentarfeltet. Måske bliver det emnet for den næste artikel.