Generalforsamlingen, fra indkaldelse til underskrevet referat

Aftenen er tre menneskers arbejde på samme tid

En generalforsamling ligner ikke et bestyrelsesmøde. Én står ved døren og krydser af, en anden skriver referat, en tredje styrer salen og åbner afstemninger. Med ét regneark og én papirliste betyder det, at nogen skal vente på nogen, og at rullen bliver rettet i margenen, når der kommer en for sent.

Derfor har hver af de tre sin egen skærm, på det samme møde og med de samme tal. Dørskærmen kan stå på en tablet ved indgangen, referatet skrives et andet sted, og storskærmen viser salen, hvad der bliver stemt om. De skriver hver sit sted i systemet, så ingen af dem overskriver de andres arbejde.

Indkaldelsen holder vedtægternes frister

Indkaldelsen skrives i systemet med dagsordenen som indhold, offentliggøres på foreningens egen side og sendes til medlemmerne. Undervejs tjekker skærmen den mod foreningens egne vedtægter: er varslet overholdt, står forslagsfristen der, er regnskabet vedlagt, som vedtægterne kræver.

Det er ikke en formalitet. En generalforsamling, der er indkaldt for sent eller uden det, vedtægterne kræver vedlagt, kan blive kendt ugyldig bagefter, og det er som regel først nogen opdager, når beslutningen skal bruges til noget.

Ved døren: rullen, fuldmagterne og dem, der kommer for sent

Rullen er ikke en deltagerliste, men et valgkartotek: hvem har stemmeret, hvem er mødt op, og hvor mange stemmer bærer den enkelte ind i salen. En fuldmagt registreres på det medlem, der blev hjemme, med navnet på den, der bærer den, så vedtægternes loft over antallet af fuldmagter kan tælles og ikke bare skønnes.

Dørskærmen bliver stående hele mødet. Kommer nogen under punkt 3, er det ét søgefelt og ét tryk, og skærmen viser bagefter, hvem der kom efter start og hvornår. Det tal ændrer sig, mens der stemmes, og dirigenten skal kunne se det uden at spørge.

Afstemninger, og hvem der rent faktisk kan stemme

Forslag skrives under det dagsordenspunkt, de hører til, med det flertal vedtægterne kræver. En afstemning kan være åben eller skriftlig: på en skriftlig er der ingen vej tilbage fra stemmen til personen, heller ikke i databasen, og optællingen sker på stemmer og ikke på personer, så en fuldmagt vejer det, den skal.

Salens skærm viser, hvad der stemmes om, sammen med en kort adresse og en kode, medlemmerne kan skrive af eller få læst op. Koden er ikke en adgangskode: medlemmet logger ind som sig selv, og kun den, der er skrevet ind ved døren, kan stemme. Til gengæld kan dirigenten se, hvor mange af de fremmødte der er logget ind og kan stemme fra telefonen, inden afstemningen åbnes. Resten stemmer på papir, og det står på rullen, så tælleudvalget ved, hvor høj bunken skal være.

Referatet skrives under, og medlemmerne kan læse det

Bagefter skrives referatet punkt for punkt, med afstemningernes resultater talt fra stemmerne og ikke tastet ind. Skærmen deler arbejdet i trin, så det, der hører til forberedelsen, ikke ligger og fylder aftenen efter mødet.

En generalforsamlings referat skrives ikke under af bestyrelsen, men af dirigenten, og af referenten hvis foreningen har valgt en. Begge er helt almindelige medlemmer, så de bliver spurgt på deres egen side, den samme de stemte fra. Når underskrifterne er der, kan referatet udgives på foreningens offentlige side sammen med indkaldelsen og bilagene.