Del 1 af 5 · Foreningens digitale fundament
Medlemsregister uden regneark: sådan får bestyrelsen ét overblik
Regnearket holder, indtil to personer redigerer det samtidig, en kolonne bliver sorteret alene, eller den frivillige der lavede det, træder ud af bestyrelsen.
Et medlemsregister er foreningens ene autoritative liste over, hvem der er medlem: med status, medlemskabstype, rolle, kontaktoplysninger, indmeldelsesdato og det samtykke, oplysningerne er indsamlet på. Det er ikke en kontaktliste. Det er det sted, opkrævninger, tilmeldinger og udsendelser henter deres modtagere fra, og derfor må der kun være ét af det.
Det her er del 1 af serien om foreningens digitale fundament. Registeret kommer først, fordi de fire andre lag læser fra det.
Hvad skal et medlemsregister indeholde?
Navn og mail er det, alle regneark har. Det er de øvrige felter, der afgør, om registeret kan bruges til andet end at kigge på.
Status. Aktiv, afventer godkendelse, i restance, udmeldt. Uden status er der ingen forskel på et medlem og en, der engang var det.
Medlemskabstype. Senior, junior, passiv, husstand. Typen bestemmer prisen, og prisen bestemmer opkrævningen.
Rolle. Bestyrelse, kasserer, træner, frivillig, medlem. Rollen bestemmer, hvad personen kan se og gøre – ikke en aftale om, at man ikke kigger i de andre faner.
Historik. Hvornår meldte de sig ind, hvad har de betalt, hvad har de tilmeldt sig. Historik er det, en ny kasserer skal kunne læse uden at ringe til den gamle.
Samtykke. Hvad har medlemmet sagt ja til, og hvornår. Det er både et krav og en forudsætning for at kunne sende noget som helst med god samvittighed.
Hvem skal vedligeholde oplysningerne?
Medlemmerne selv. Ny adresse, nyt telefonnummer, nyt efternavn: den slags bliver aldrig opdateret centralt, fordi bestyrelsen ikke får det at vide. Med selvbetjening retter medlemmet det ét sted, og alle steder, der læser fra registeret, er opdaterede samme sekund.
Det samme gælder indmeldelse. En offentlig tilmeldingsside, hvor nye medlemmer selv opretter sig og vælger medlemskab, fjerner hele det manuelle led mellem "jeg vil gerne være medlem" og "du står i registeret". Se medlemshåndtering for hvordan registeret, rollerne og selvbetjeningen hænger sammen.
Bestyrelsen beholder det, der kræver en beslutning: godkendelse af nye medlemmer, roller og adgange, og hvad der sker med et medlem i restance.
Hvad ser medlemmet?
Bestyrelsen ser et register. Medlemmet ser sin egen side: sit medlemskab, hvad det koster, hvornår der sidst blev betalt, og de oplysninger foreningen har om vedkommende.
Det er den samme oplysning set fra to sider, og det er derfor selvbetjening virker. Medlemmet retter sit telefonnummer, fordi det er medlemmets eget telefonnummer – ikke fordi bestyrelsen har bedt om en opdatering i en mail, der aldrig bliver besvaret.
Sidegevinsten er færre henvendelser. "Hvad har jeg betalt?" og "er jeg stadig medlem?" er de to spørgsmål en kasserer besvarer flest gange om året, og begge står på medlemmets egen side.
Hvilke oplysninger skal I ikke gemme?
Regneark samler på felter. Der er næsten altid en kolonne med noget, en tidligere bestyrelse mente kunne blive nyttigt: cpr-numre, helbredsoplysninger fra en tur i 2019, en note om en konflikt, et billede af et barn.
Reglen er, at I gemmer det, foreningen har brug for til at drive medlemskabet – og at alt andet skal have en grund og et samtykke. Et register, der kun indeholder det nødvendige, er både lettere at overdrage og lettere at svare på, hvis et medlem spørger, hvad I har om dem.
Gennemgangen hører til, før I flytter noget. Det er nemmere at lade et felt være end at fjerne det bagefter, når fire andre steder er begyndt at læse det.
Sådan flytter I den nuværende liste
- Ryd op før I flytter. Dubletter og udmeldte, der aldrig blev slettet, bliver ikke bedre af at skifte format.
- Beslut hvad hver kolonne betyder. En kolonne, ingen kan forklare, skal ikke med over.
- Sæt medlemskabstyper op, før I importerer, så hvert medlem lander på den rigtige pris.
- Tildel roller til bestyrelsen først, og lad resten være almindelige medlemmer.
- Gem den gamle fil som den lå, uændret, og hold op med at redigere i den samme dag.
- Bed medlemmerne bekræfte deres egne oplysninger. Det er hurtigere end at gennemgå 300 rækker selv.
Hvad med GDPR?
Et samlet register gør reglerne nemmere at overholde, ikke sværere. Når medlemsoplysninger ligger ét sted, kan I svare på, hvad I har gemt om en person, hvor længe I har haft det, og hvad de har sagt ja til. Ligger de i fire filer og en maildistributionsliste, kan I ikke.
Adgangsstyring hører til her: en frivillig, der arrangerer en tur, har ikke brug for at kunne se restancer, og rollestyring er forskellen på, at det er et princip og at det er sandt.
Ofte stillede spørgsmål
Kan medlemmer selv melde sig ind?
Ja. En offentlig tilmeldingsside lader nye medlemmer oprette sig og vælge medlemskab, og bestyrelsen godkender bagefter, hvis foreningen kræver det.
Hvordan undgår vi, at alle frivillige kan se alt?
Med roller. Hver rolle får præcis de oplysninger og funktioner, den skal have, og adgangen følger rollen – inklusive når en frivillig stopper.
Kan vi importere vores nuværende regneark?
Ja, medlemmerne kan lægges ind fra en eksisterende liste. Sæt medlemskabstyper op først, så hvert medlem lander på den rigtige pris fra dag ét.
Hvad hvis to personer deler den samme mailadresse?
Det er almindeligt i husstande og for børnemedlemmer. Hvert medlem har sin egen post i registeret med sin egen status og sit eget medlemskab, også når kontakten går til en forælder.
Hvad sker der med udmeldte medlemmer?
De får status som udmeldt i stedet for at blive slettet manuelt fra flere lister. Historikken bliver bevaret til regnskab og opgørelser, og de holder op med at være modtagere.
Fortsæt til del 2: kontingent
Når registeret er ét sted, kan opkrævningen læse fra det. Del 2 handler om kontingent, der opkræves af sig selv og bogføres samme sted.