Del 2 af 5 · Foreningens digitale fundament
Kontingent, der opkræves af sig selv – og bogføres samme sted
Kassereren sender opkrævninger, tjekker bankkontoen, krydser af i regnearket og rykker de sidste tyve i hånden. Tre af de fire trin behøver ikke et menneske.
Automatisk kontingentopkrævning betyder, at prisen følger medlemskabstypen i registeret, at opkrævningen udsendes på en dato foreningen har valgt, at betalingen registreres på medlemmet i samme øjeblik den falder, og at restancerne står som en liste i stedet for at skulle findes. Kassererens opgave bliver at følge op på undtagelserne – ikke at føre regnskab over reglen.
Det her er del 2 af serien om foreningens digitale fundament. Del 1 handlede om medlemsregisteret, som opkrævningen læser fra.
Hvor går tiden i en manuel kontingentsæson?
Ikke i selve udsendelsen. Den er én mail til alle. Tiden går i det, der kommer bagefter.
Nogle betaler med det samme, nogle betaler et forkert beløb, nogle betaler uden at skrive hvem de er, og nogle betaler ikke. Kassereren skal parre indbetalinger på bankkontoen med navne på en liste, og bankens tekstfelt er hverken navnet eller medlemsnummeret. Så skal restancerne findes, rykkes, følges op og krydses af igen næste uge.
Det arbejde vokser med kvadratet på antallet af undtagelser, ikke med antallet af medlemmer. Derfor kan en forening med 150 medlemmer godt bruge flere aftener på det end en med 500.
Hvad skal hænge sammen?
Fire ting, i den rækkefølge.
Prisen skal komme fra medlemskabet. Senior, junior, passiv og husstand har hver deres pris, og prisen skal stå ét sted, så en prisstigning ikke skal skrives ind 300 gange.
Betalingen skal ske i systemet. Betaler medlemmet med kort på en side, foreningen selv har udstedt, ved systemet hvem der betalte, hvad de betalte for, og hvornår. Så bortfalder hele afstemningsopgaven.
Restance skal være en status, ikke en hukommelse. Et medlem, der ikke har betalt, skal kunne ses som netop det – af bestyrelsen, ikke kun af kassereren.
Bogføringen skal ske ud fra samme hændelser. Hver betaling er en postering, og posteringen skal opstå der, hvor betalingen sker. Se kontingent og regnskab.
Hvad sker der, når et medlem ikke betaler?
I de fleste foreninger sker der ingenting i tre måneder, og så sker der noget ubehageligt. Ikke fordi bestyrelsen er hård, men fordi ingen kunne se restancen, før den var gammel nok til at være et problem.
Når restance er en status i stedet for en fornemmelse, bliver opfølgning en lille opgave i stedet for en konfrontation: en venlig besked efter en uge rammer et menneske, der har glemt det. Den samme besked efter fem måneder rammer et menneske, der er holdt op med at komme.
Beslut derfor to ting i bestyrelsen, før sæsonen starter: hvornår følger vi op, og hvad sker der til sidst. Skriv det ned. Så er det foreningens praksis og ikke kassererens temperament.
Hvornår skal kontingentet opkræves?
Før sæsonen, ikke under den. Et medlem, der har betalt, inden aktiviteterne begynder, er også et medlem, der møder op – og en forening, der har pengene, inden udgifterne kommer, behøver ikke låne af næste års budget.
Vælg derfor en fast dato og gentag den. Det gør prisen forudsigelig for medlemmerne og opkrævningen forudsigelig for kassereren, og det gør det muligt at lægge opfølgningen ind på forhånd i stedet for at improvisere i november.
Løbende medlemskaber, hvor betalingen fornyes automatisk, flytter arbejdet endnu et skridt: så er der ikke en sæson, der skal opkræves, men en tilstand, der fortsætter, indtil medlemmet siger stop. Det er samtidig den model, der stiller de største krav til, at udmeldelse er nem og synlig. Et medlemskab, der er svært at komme ud af, koster mere i omtale end det tjener i kontingent.
Før næste kontingentsæson
- Beslut opkrævningsdatoen og skriv den i årshjulet, så den ikke afhænger af, hvornår kassereren har en fri aften.
- Gennemgå medlemskabstyperne. Enhver type uden en pris bliver en undtagelse senere.
- Ryd restancer fra sidste sæson, før I opkræver den næste. Ellers bliver de to sæsoner blandet sammen.
- Aftal i bestyrelsen, hvad der sker ved manglende betaling – og hvornår.
- Send én besked om prisen og datoen, før opkrævningen kommer. Det halverer spørgsmålene.
Bemærk
Kontingent og salg er den samme mekanik
Når betalinger først kan tages imod i systemet, kan de også bruges til andet end kontingent: tøj, turdeltagelse, billetter og kurser. Det er samme betalingsvej og samme bogføring, og de indtægter behøver derfor ikke et separat regneark. Se webshop.
Ofte stillede spørgsmål
Kan medlemmerne betale med kort?
Ja. Betalingen sker på foreningens egen side, og den bliver registreret på medlemmet med det samme, så der ikke skal afstemmes mod bankkontoen bagefter.
Hvad med medlemmer, der helst vil betale ved bankoverførsel?
De kan fortsætte, og betalingen registreres manuelt på medlemmet. Pointen er, at det bliver undtagelsen, kassereren har tid til, fordi resten kører af sig selv.
Kan vi se, hvem der er i restance?
Ja. Restance er en status på medlemmet, så listen er en liste – ikke noget, der skal udledes ved at sammenholde bankkonto og medlemsliste.
Hvad gør vi, hvis prisen stiger midt i en periode?
Beslut om ændringen gælder fra næste opkrævning eller fra næste sæson, og oplys det, før den første nye opkrævning går ud. Prisen ligger på medlemskabstypen, så ændringen skal kun laves ét sted.
Kan vi stadig bruge vores revisor og vores nuværende bogføring?
Ja. Betalinger og posteringer opsamles på ét sted og kan trækkes ud til det regnskab, foreningen i forvejen fører.
Fortsæt til del 3: tilmeldinger og booking
Når betaling kan ske i systemet, kan tilmelding til en aktivitet og betaling for den blive samme handling. Det er del 3.