Del 3 af 5 · Foreningens digitale fundament
Tilmeldinger og booking: fra kommentarspor til én kalender
"Skriv i kommentarerne, hvis du kommer" fungerer, indtil der er 30 pladser, 41 kommentarer og fire afbud i en privat besked.
En tilmelding består af tre oplysninger: hvem melder sig til, hvad melder de sig til, og har de betalt. Når de tre opstår samtidig – i samme handling, i samme system – forsvinder næsten alt det administrative arbejde omkring aktiviteter. Deltagerlisten er så altid aktuel, betalingen er knyttet til deltagelsen, og en afmelding frigiver en plads uden at nogen skal opdatere en liste.
Det her er del 3 af serien om foreningens digitale fundament. Del 2 handlede om kontingent og betaling, som tilmeldingerne bruger.
Hvad går galt med tilmeldinger i kommentarer og mails?
Der findes ingen liste. Der findes et spor, som en frivillig skal læse og omsætte til en liste, og som ændrer sig, mens hun gør det.
Deltagerloftet kan ikke håndhæves, fordi der ikke er noget, der tæller. Afbud kommer ad tre kanaler, og de sidste kommer aftenen før. Skal aktiviteten koste noget, kommer betalingen som en separat overførsel, der bagefter skal parres med et navn. Og når arrangementet er slut, findes der ingen deltagerhistorik – kun et opslag, ingen kan søge i.
For medlemmet ser det ud som usikkerhed: er jeg tilmeldt, er der plads, og skal jeg betale nu eller på dagen?
Hvad er forskellen på en aktivitet og en booking?
En aktivitet er noget, foreningen inviterer til: et kursus, en tur, en generalforsamling, en kamp. Medlemmerne melder sig til, og der er et loft og måske en pris.
En booking er en ressource, medlemmerne selv disponerer over: en bane, et lokale, et værksted, en tid. Der er ingen invitation – der er en kalender med huller i.
De to ting bliver ofte skøjtet sammen i én delt kalender, og det er dér, dobbeltbookinger opstår. Aktiviteter og bookinger skal ligge i samme kalendersystem, men de har hver deres regler: aktiviteter og booking hører sammen, mens billetter dækker det, hvor deltagelsen skal betales og bevises ved indgangen.
Én kalender, to slags indhold
Når aktiviteter og bookinger ligger i samme kalender, kan foreningen se noget, ingen af delene kunne vise alene: hvad der egentlig sker i huset. Hvornår er der pres på banerne, hvilke aftener er tomme, og hvornår har I lagt tre ting oven i hinanden.
Det er også dét, der gør planlægning til en samtale om fakta i stedet for om hukommelse. "Vi har altid haft turen i uge 38" bliver til en dato, der kan flyttes, fordi man kan se, hvad den kolliderer med.
For medlemmet er gevinsten enklere: ét sted at se, hvad der sker, og hvad man selv er tilmeldt.
Hvad med afbud og no-shows?
Afbud er ikke et problem – sene afbud er. Forskellen afgøres af, hvor let det er at melde fra. Er afmelding en besked til en frivillig, kommer den i sidste øjeblik eller slet ikke. Kan medlemmet selv trykke afbud, kommer den, mens pladsen stadig kan bruges af en anden.
Det gælder også bookinger. En bane, der er booket og ikke bruges, er dyrere for foreningen end en, der aldrig blev booket, fordi den optog en plads i en kalender andre kiggede i. Sæt derfor en frist for, hvornår en booking kan afmeldes uden konsekvens, og gør fristen synlig, når man booker – ikke bagefter.
Og hold øje med mønstrene. Den samme aktivitet med halv fremmøde to sæsoner i træk er en beslutning, der venter på at blive taget, ikke et uheld.
Hvad tilmeldingen skal kunne
- Tælle. Deltagerloftet skal håndhæves af systemet, ikke af den frivillige, der læser kommentarer.
- Tage betaling i samme handling, når aktiviteten koster noget.
- Lukke af sig selv, når loftet er nået, i stedet for at en frivillig skal sige nej til nummer 31.
- Kende medlemmet, så en tilmelding ikke kræver, at man skriver navn og mail igen.
- Efterlade en deltagerhistorik, der kan bruges næste gang aktiviteten skal planlægges.
- Ligge i årshjulet, så de tilbagevendende aktiviteter ikke skal huskes forfra hvert år.
Tip
Start med den aktivitet, der giver mest bøvl
I behøver ikke flytte hele kalenderen. Tag den ene aktivitet, hvor tilmeldinger, afbud og betaling koster mest tid – typisk en tur eller et kursus – og kør den ét sted. Resten kan følge efter, når den frivillige, der plejede at samle listen, selv fortæller hvordan det gik. Se også årshjul for de aktiviteter, der gentager sig.
Ofte stillede spørgsmål
Kan ikke-medlemmer tilmelde sig en aktivitet?
Ja, når aktiviteten er åben. Foreningen bestemmer per aktivitet, om den er for medlemmer, for en bestemt gruppe, eller for alle.
Hvordan håndterer vi venteliste?
For bookbare ressourcer er der venteliste: bliver en tid ledig, får den første på listen den tilbudt inden for et tidsvindue, foreningen selv sætter. For aktiviteter håndhæves deltagerloftet, så tilmelding lukker, når holdet er fuldt.
Kan vi tage betaling for deltagelse?
Ja. Betalingen sker i samme handling som tilmeldingen og registreres på medlemmet, så deltagerlisten og indbetalingerne er den samme oplysning.
Hvad med tilbagevendende aktiviteter, fx en træning hver uge?
Faste ugentlige hold og kursusforløb er på vej som en samlet serie, man tilmelder sig én gang. Indtil da oprettes de tilbagevendende aktiviteter som enkelte datoer, og de faste sæsonopgaver kan lægges i årshjulet, så de ikke skal huskes forfra.
Kan medlemmer selv booke en bane eller et lokale?
Ja. Ressourcer kan gøres bookbare med de regler, foreningen sætter – hvem må booke, hvor længe, og hvor langt frem.
Fortsæt til del 4: kommunikation
Aktiviteter er kun nyttige, hvis medlemmerne hører om dem. Del 4 handler om kommunikation, der rammer de rigtige modtagere, fordi listen er den samme som registeret.